Summary
The Executive Assistant to the Management in Part-Time position supports the management team with scheduling, travel arrangements, and administrative tasks. Responsibilities include coordinating national and international business trips, processing travel expenses, and organizing meetings and events. The role requires strong organizational skills, self-initiative, and proficiency in Microsoft Office Suite. Excellent German and English communication skills are essential.
Required Skills
Microsoft OfficeEnglishGerman
Details
- Posted
- Jul 20, 2026
Description
Wie Du die Energiewende vorantreiben kannst:
- Du koordinierst und planst die Termine unserer Geschäftsführer und sorgst durch eine vorausschauende Terminsteuerung für einen reibungslosen Tagesablauf.
- Du organisierst nationale und internationale Geschäftsreisen – von Flug- und Bahnreisen über Hotelbuchungen bis hin zu Mietwagen – und stellst eine effiziente Reiseplanung sicher.
- Du erstellst Reisekostenabrechnungen unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien.
- Du prüfst, kontierst und buchst Reisekostenabrechnungen für sonnen Deutschland und stellst dabei die Einhaltung unserer internen Richtlinien sowie der lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben sicher.
- Du übernimmst eigenverantwortlich administrative und organisatorische Aufgaben und unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
- Du planst und organisierst interne Meetings, Workshops, Offsites und Veranstaltungen, koordinierst Einladungen und behältst den Überblick über Rückmeldungen und Teilnehmermanagement.
- Du bearbeitest den Posteingang, koordinierst die interne Verteilung und stellst eine effiziente Bearbeitung eingehender Informationen sicher.
Was Du auf dieser Reise benötigen wirst:
- Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise als Executive Assistant oder Assistenz der Geschäftsführung.
- Du überzeugst durch ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Eigeninitiative und eine strukturierte sowie vorausschauende Arbeitsweise.
- Du behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick, setzt Prioritäten sicher und arbeitest zuverlässig sowie diskret.
- Du kommunizierst souverän auf allen Hierarchieebenen und zeichnest Dich durch ein professionelles und serviceorientiertes Auftreten aus.
- Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und arbeitest Dich schnell in neue Tools und Systeme ein.
- Du arbeitest selbstständig, lösungsorientiert und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Fokus.
- Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
