Adjoint(e) de direction

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Qui sommes-nous ?: Votre mission:

Sous la supervision du directeur général, le titulaire du poste offre un soutien stratégique, administratif et organisationnel à la direction afin d'assurer l'efficacité des opérations et la réalisation des priorités de l'entreprise. Il coordonne les activités administratives, prépare les rapports et la documentation de gestion, organise les réunions et en assure les suivis. Il agit comme point de liaison entre la direction, les employés, les fournisseurs et les partenaires, tout en contribuant à la gestion de projets, au suivi de dossiers corporatifs et à l'amélioration continue des processus administratifs.

Ce qui vous attend:

1. Volet soutien à la direction 

Gérer l'agenda du directeur général.

Planifier les rencontres internes et externes.

Préparer les présentations, rapports et documents stratégiques.

Effectuer les suivis administratifs auprès des membres de la direction.

2. Volet coordination administrative

Coordonner les réunions et rédiger les comptes rendus.

Assurer le suivi des échéanciers et des dossiers prioritaires.

Préparer la correspondance officielle.

Maintenir les différents tableaux de bord administratifs.

3. Volet gestion documentaire et conformité

Préparer les documents nécessaires aux appels d'offres.

Assurer le suivi des immatriculations, assurances et documents réglementaires.

Maintenir à jour les dossiers administratifs.

4. Volet soutien aux opérations

Produire différents indicateurs de performance.

Compiler et valider certaines informations administratives.

Collaborer avec les différentes succursales et départements.

5. Volet coordination d’événement et de projets

Organiser les réunions du comité de direction.

Coordonner certaines formations et événements corporatifs.

Participer à des projets spéciaux confiés par la direction.

Ce que nous recherchons:

Profil

DEP en secrétariat, bureautique ou formation jugée équivalente.

3 à 5 années dans un rôle similaire, idéalement au sein d'un milieu manufacturier.

Excellente connaissance de la suite Microsoft Office.

Maîtrise du français écrit et parlé. La connaissance de l’anglais est un atout.

Une familiarité avec le système d’appel d’offres SEAO serait un réel atout.

Compétences

Vous excellez dans la priorisation des tâches et savez naviguer dans un environnement multitâche.

Vous êtes proactif(ve) et capable de mener vos dossiers à bien avec peu de supervision.

Vous faites preuve d'un grand professionnelisme et d'une confidentialité exemplaire.

Vous êtes reconnu(e) pour votre approche collaborative et votre aisance relationnelle.

Conditions

Travail principalement en position assise.

Déplacements requis dans les locaux de la SAAQ, à raison de 2 fois par semaine.